Co grozi za wystawienie faktur bez działalności?

Wystawienie faktury to powszechny sposób dokumentowania sprzedaży towarów lub usług. Jednak nie każdy ma świadomość, że wystawienie faktury bez działalności gospodarczej może wiązać się z poważnymi konsekwencjami prawnymi i podatkowymi. W dzisiejszym wpisie szczegółowo wyjaśniamy, jakie ryzyko niesie faktura bez działalności, jakie są przepisy dotyczące działalności nierejestrowanej oraz czym grozi nieuprawnione wystawienie dokumentu sprzedaży.

Czy można wystawiać faktury bez działalności gospodarczej?

Generalnie, wystawienie faktury bez działalności jest możliwe, ale wyłącznie w ściśle określonych przypadkach przewidzianych przepisami prawa. Zasadniczo każdy, kto prowadzi regularną działalność zarobkową w sposób zorganizowany i ciągły, zobowiązany jest do rejestracji działalności gospodarczej. Wyjątkiem jest działalność nierejestrowana, czyli forma drobnej działalności, która nie wymaga rejestracji w CEIDG, pod warunkiem spełnienia określonych warunków.

Działalność nierejestrowana może być prowadzona, jeśli:

• przychody z niej nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznego,
• osoba ta nie prowadziła działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy,
• działalność nie wymaga uzyskania zezwoleń, koncesji ani wpisu do rejestru działalności regulowanej.

W ramach działalności nierejestrowanej można wystawiać rachunki lub – na żądanie klienta – faktury. Jednak faktury te mają określone zasady: nie zawierają numeru NIP i zwykle nie obejmują VAT, chyba że dana osoba dobrowolnie zarejestrowała się jako podatnik VAT.

Faktura bez działalności – jakie zagrożenia?

Wystawienie faktury bez działalności poza ustawowymi wyjątkami może zostać uznane za prowadzenie działalności gospodarczej „na czarno”. To z kolei wiąże się z szeregiem sankcji:

• Obowiązek rejestracji działalności z datą faktycznego rozpoczęcia działalności, wraz z koniecznością uregulowania wszelkich zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (ZUS).
• Obowiązek zapłaty zaległych podatków dochodowych oraz, w niektórych przypadkach, VAT wraz z odsetkami.
• Kara grzywny za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe w przypadku dużych kwot.
• Możliwość nałożenia dodatkowych sankcji administracyjnych przez urząd skarbowy.

W świetle prawa wystawienie faktur bez prowadzenia zarejestrowanej działalności może zostać potraktowane jako próba obejścia obowiązku rejestracji i legalizacji działalności gospodarczej.

Faktura bez VAT a działalność niezarejestrowana

Wiele osób zastanawia się, czy możliwe jest wystawienie faktury bez VAT, działając w ramach działalności nierejestrowanej. Odpowiedź brzmi: tak, ale pod pewnymi warunkami.

Faktura bez VAT działalność niezarejestrowana jest możliwa, jeśli osoba fizyczna:

• nie przekroczyła limitu obrotu uprawniającego do zwolnienia podmiotowego z VAT (w 2025 r. limit ten wynosi 200 000 zł rocznie),
• nie wykonuje usług, które obligują do rejestracji jako podatnik VAT (np. usługi doradcze, prawnicze).

Faktura w działalności nierejestrowanej powinna zawierać:

• dane sprzedawcy (imię, nazwisko, adres),
• dane nabywcy,
• nazwę sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi,
• cenę jednostkową i wartość sprzedaży,
• informację o braku obowiązku naliczenia VAT (np. adnotacja „Sprzedaż zwolniona z VAT na podstawie art. 113 ustawy o VAT”).

Należy pamiętać, że przy działalności nierejestrowanej nie ma obowiązku uzyskiwania numeru NIP ani prowadzenia pełnej księgowości.

Faktury bez działalności gospodarczej – kiedy są legalne?

Faktury bez działalności gospodarczej mogą być legalnie wystawiane w następujących sytuacjach:

• w ramach działalności nierejestrowanej (spełniając wskazane warunki),
• przy jednorazowych czynnościach, które nie mają charakteru działalności gospodarczej, np. sprzedaż prywatna mienia osobistego, która nie jest powtarzalna i nie jest nastawiona na zysk.

W innych przypadkach urząd skarbowy może uznać, że mamy do czynienia z ukrytą działalnością gospodarczą. W razie wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym, aby uniknąć kosztownych konsekwencji.

Co grozi za nieuprawnione wystawienie faktury?

Co grozi za wystawienie faktury bez działalności? Ryzyko obejmuje zarówno odpowiedzialność cywilną, jak i karną skarbową.

Najpoważniejsze konsekwencje to:

• obowiązek zapłaty zaległych podatków i składek,
• naliczenie odsetek za zwłokę,
• grzywna za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe (w 2025 r. grzywna za wykroczenie skarbowe może wynieść do kilkudziesięciu tysięcy złotych, a w przypadku przestępstwa – nawet kilkuset tysięcy złotych),
• w skrajnych przypadkach odpowiedzialność karna za fałszowanie dokumentów, jeżeli faktura została wystawiona w sposób wprowadzający w błąd.

W przypadku wykrycia nieprawidłowości przez urząd skarbowy, podatnik zostanie zobowiązany do korekty deklaracji, zapłaty należnych danin oraz może zostać objęty kontrolą podatkową.

Podsumowanie

Wystawienie faktury bez działalności gospodarczej może być legalne wyłącznie w ramach działalności nierejestrowanej lub w przypadku sporadycznych, jednorazowych sprzedaży. W innych sytuacjach niesie ono poważne konsekwencje – od obowiązku rejestracji działalności, przez zapłatę podatków i składek, aż po kary skarbowe.

Aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji prawnych i podatkowych, warto przed wystawieniem faktury upewnić się, czy spełnione są wszystkie warunki dopuszczające działalność bez rejestracji. W przypadku wątpliwości skonsultuj się z kancelarią prawną – pomożemy Ci bezpiecznie prowadzić działalność i uniknąć niepotrzebnego ryzyka. 

Jeśli potrzebujesz pomocy prawnej w związku z prawem Gospodarczym – skontaktuj się z nami. Oferujemy Ci opiekę prawną na najwyższym poziomie. SLM Adwokaci – Prawo Gospodarcze.

Przeczytaj więcej – Prawo Gospodarcze